Koosoleku ruumis peab olema piisavalt valgust. Samuti peab olema ruumi hämaramaks muutmise võimalus, kuna väga tihti kasutatakse projektorit abistatava vahendina.
Kõige parem, kui on ruumis suured aknad ja päevavalgus. Koosoleku ruum ei tohi olla liiga kuum ega liiga külm.

Ruumi paigutus peab aitama kaasa hea kontakti saavutamisele osalejate vahel. Kõik osavõtjad peavad üksteist selgesti nägema ja kuulma. Ruum peab olema piisavalt suur, et koosolekut mugavalt läbi viia, aga piisavalt väike, et tagada õige meeleolu. Kindlasti tuleb pöörata tähelepanu sellele, et koosoleku ajal ei tekiks olukorda, kus osalejad tunnevad ennast eraldatuna. Kohtumisruumi valik sõltub kohtumise liigist ja osavõtjate arvust. Vestluseks ja ärikõneluseks, milles osaleb 2-4 inimest, on lihtne ruumi valida. Nendele ruumidele, kus toimuvad suurte delegatsioonide läbirääkimised ja nõupidamised, esitatakse rangemaid nõudeid.

Ruum peaks olema avar, õhuküllane, soovitava temperatuuriga 18-20°C (eeldatakse kliimaseadme olemasolu), loomuliku valguse ning korraliku mööbliga.

Kohtumisel osalejad paigutatakse istuma, arvestades nn suhtlusvööndeid (intiimne vöönd, kuhu võõraid ei tohi tungida, on vähem kui 0,5 m, isiklik vöönd on 0,5-1,2 m, sotsiaalne vöönd 1,2 – 3,6 m ja ühiskondlik vöönd üle 3,6 meetri).

Vestlustel ja läbirääkimistel arvestatakse igale osavõtjale vähemalt 80 cm lauapinda, soovitatavalt siiski kuni 1 meeter. Eksperdid, abid ja tõlgid, kes ei kuulu delegatsiooni koosseisu, võib paigutada osalejate selja teha teise ritta või lähedusse mõnele teisele kohale