Sisuline ja korralduslik ettevalmistus
Nõupidamiste ettevalmistamine
Mistahes liiki kohtumine eeldab:
- sisulist ettevalmistust;
- korralduslikku ettevalmistust.
Nõupidamiste sisuline ettevalmistus
Nõupidamisi ja koosolekuid ei õnnestu ilmselt kunagi täiuslikkuseni ette valmistada, kuid kindlasti tuleks läbi mõelda väga detailne plaan, kuidas valmistada ette selline kohtumine, et see kujuneks positiivseks, tulemuslikuks, täidaks oma eesmärgi ja saavutaks oodatava tulemuse.
Selleks valmistatakse ette järgmised tegevused:
Selleks valmistatakse ette järgmised tegevused:
- kohtumise eesmärgi määratlemine,
- ülesannete jaotamine,
- arutlusteemade ettevalmistamine,
- arutusele tulevate küsimuste määratlemine,
- kohtumise taktika, meetodite kooskõlastamine,
- võimalikke järelandmiste ja sobivate lahenduste ette nägemine,
- põhiliste ettepanekute, seisukohtade kokkuleppimine,
- kohtumise päevakorra projektide väljatöötamine,
- vajalike dokumentide algmaterjalide ettevalmistamine,
- otsuse või lepingu projektide ettevalmistamine.
Nõupidamiste korralduslik ettevalmistus
Koosoleku või nõupidamise õnnestumiseks on selle ettevalmistamiseks vaja:
- kohtumise aja ja koha kooskõlastamine,
- osavõtjate määratlemine,
- osavõtjate formeerimine kohtumise toimumise ajast ja kohast,
- kutsete, päeva-, töökorra- ja otsuste kavandite ning vajalikke dokumentide saatmine osavõtjatele,
- kohtumise ruumi ettevalmistamine,
- osavõtjate istuma paigutamise kavandamine,
- nimesiltide ettevalmistamine,
- vajalikke tehniliste vahendite muretsemine,
- osavõtjate registreerimise korraldamine ja turvaküsimuste lahendamine,
- osavõtjate majutuse, transpordi ja toitlustamine korraldamine.