Koosoleku õnnestumiseks ja ladusaks kulgemiseks peaks organiseerijad silmas pidama paljusid aspekte.

• Asukoha ligipääsetavus
• Parkimiskohad
• Autode ja inimeste turvalisus
• Suunavad viidad ja infotahvlid
• Garderoob, tualettruumid ja pesemisvõimalus
• Ruumi helikindlus
• Tagavara- ja/või evakuatsiooniväljapääsud
• Ooteruum inimestele, kes ei osale tervel koosolekul või seminaril
• Piisav arv laudu ja toole
• Osavõtjate nimesildid
• Optimaalne temperatuur
• Valgustus ja selle reguleerimise võimalus (videote, diapositiivide või muu näitamise puhul)
• Ventilatsioon ja selle reguleerimise võimalus (eriti pikemate koosolekute puhul)
• Kohvipausid ja/või toitlustus
• Suitsetamise kohad
• Prügikastid
• Vesi ja karastusjoogid ning klaasid
• Märkmepaberid, mapid jaotusmaterjaliga ja kirjutusvahendid
• Tahvel (või pabertahvel), erivärvilised kirjutusvahendid, tagavara paberite komplekt
• Stendide ülesriputamise võimalus
• Helivõimendus ja mikrofon
• Helilindistuse võimalus
• Dataprojektor koos sülearvutiga või grafoprojektor
• Audiovisuaalne varustus (vajadusel)
• Lisaelektripistikud (pikendusjuhtmed)
• Internetiühendus
• Abistavate tehniliste inimeste kättesaadavus (audio-, video-, või arvutispetsialistid)
• Koosoleku või konverentsiruumi administraatori kättesaadavus
• Kaunistused
• Esmaabivahendid
• Vastutajad kohapeal olemasoleva varustuse ja hoolduse eest

See loetelu on kõigist võimalikest aspektidest, mida tuleks arvestada koosolekuks valmistumisel.

Asjatundja ütleb: „Koosoleku toimumise koht, ruumi sisustus ja tehnilised vahendid on asjad, mis võivad muuta oluliselt kogu koosoleku käiku ja tulemust.” (Okk 1999, lk 23)

Koha valikul tuleb arvestada ürituse eesmärgiga. Seatud eesmärkidele tuginedes tuleb saata välja päringud erinevatesse kohtadesse. Saades pakkumised, tuleb analüüsida saadud informatsiooni ja praakida välja need, mis kindlasti ei sobi.
Tuleb võrrelda ürituskoha pakutavaid. Kindlasti tuleks käia ka kohapeal ise üle vaatamas ja samuti on oluline võtta kaasa veel üks inimene, kes aitaks otsustada. Väga oluliseks teguriks praegusel ajal on kindlasti eelarve, millest olenevalt tehakse oma otsused ja paljudel juhtudel tuleb mõnest eesmärgist või tingimusest loobuda või need ümber arvestada.

Ürituskohas tuleks uurida järgmist:

• millised vahendid ja ruumid on kasutamiseks ja millised mitte
• kes on kontaktisik ja millal ta olemas on
• milliseid keeli valdab personal
• kas on veel samal ajal toimuvaid üritus majas
• kui paindlikud on maksetingimused
• millised reeglid kehtivad õhtustel aegadel
• millised on nädalalõpu tariifid
• milliseid sanktsioone rakendatakse äraütlemise korral
• kui paindlik on tubade vabastamise graafik
• kas saadaval on taksod tipptunnil
• millised on tubade sisse- ja väljakirjutamise ajad
• kui palju mahutab parkla