„Mida ametlikum, mida kõrgemal tasemel ja tähtsam on koosolek, seda tähtsamaks võivad muutuda mingid puhttehnilised, praktilised ning võibolla isegi formaalsed detailid. Kõigi sellelaadsete ebameeldivuste ärahoidmiseks on soovitav mõelda ette natuke rohkem, kui esialgu paistab olevat vajalik.” (Okk 1999, lk 25).

Väga meeldiv on, kui ettevõttel on võimalust ja tahtmist lasta sekretäril mõelda laiemalt ja leida võimalus, kuidas koosolekut teha elavamaks ja mitte nii rutiinseks. Võimalusi koosolekute korraldamiseks on väga palju. Koosolekut saab korraldada laevas, tühjas teatrisaalis, staadionil, üürida mingisuguse põnev saal. Sellega saab anda inimestele vaheldust ja inspireerida neid. Selline võimalus võib näidata mitmeidki töötajaid täiesti uues valguses.

Eduka koosoleku korraldamiseks tuleb enamus tööd teha enne ja pärast koosolekut.

Okki järgi (Okk, 1999) võiksid jaguneda töö mahud ligikaudu järgnevalt:

• ettevalmistus - 40%
• koosolek ise - 30%
• järeltööd - 30%