Koosoleku ettevalmistamine ei ole lihtsate tööde killast, vaid vajab täit pühendumist, et vajalikud tegevused saaksid tehtud ja midagi poleks kahe silma vahele jäetud. Koosoleku ettevalmistamisel tuleks määrata:

• osavõtjad ja nende arv;
• toimumise aeg ja koht;
• päevakord ja koosoleku pikkus;
• ettekandjad ja sõnavõtjad;
• kodukord ja protokollimine;
• töödokumendid ja otsuse projekt;
• vajalikud tehnilised vahendid ja lisaseadmed.