Koosoleku päevakord tuleks osavõtjatele saata tutvumiseks paar päeva varem. Päevakorra kavandamisel tuleb arvestada, et ühele päevakorrapunktile kuluks ca 20-30 minutit (15 minutit ettekandele ja 15 minutit arutelule).

Koosoleku sobivaks pikkuseks on 1-1,5 tundi, mille jooksul jõuab käsitleda umbes 2-3 päevakorrapunkti. Arutelu lõpus sõnastab juhtaja otsuse projekti. Kui projekt on valmistatud ette varem, tehakse selles vajadusel täiendusi ja parandusi. Vajadusel pannakse otsus hääletamisele. Koosoleku lõpus teeb juhataja lühikese kokkuvõtte ning vajadusel annab asjakohast teavet järgneva tegevuse kohta.

Koosoleku algusesse võiks planeerida teemad, mis nõuavad põhjalikumat analüüsi, ning jätta lühikesed, informatiivsed punktid lõppu. Päevakorra esimesteks punkideks on soovitatav valida positiivsed ja kiirelt ammenduvad teemad. Kõige lõppu jäetakse negatiivsed teemad ja informatsioon. Keskele küsimused, mis nõuavad pikemat käsitlemist. Koosolek peaks lõppema positiivses meeleolus ja kõik saaksid üheselt aru, kuidas edasi tegutseda.

Päevakorda märgitakse:

• Koosoleku teema
• Aeg ja koht
• Kestus
• Kokkukutsuja nimi ja kontaktandmed
• Osalejate nimekiri
• Käsitletavad teemad
• Ettekandjale ja ettekanneteks kavandatud aeg
• Päevakorrale lisatud materjalid (otsuste projektid, põhiettekande tekst jne)