Koosoleku algul valitakse koosoleku juhataja ja protokollija, järgnevalt kinnitatakse päeva- ja kodukord. Selleks, et koosolek kujuneks tulemuslikuks, määratakse rollid juba enne koosolekut. Protokollija märgib ilma kommentaarideta üles kõik teemad, mida arutatakse, ega osale aruteludes.
Koosoleku läbiviimise üheks märksõnaks on kindlasti ajast kinnipidamine. Seda ei ole alati lihtne saavutada, sest mõnedel inimestel on kalduvus hilineda ja teistele jälle meeldib pikalt rääkida ja pidevalt sekkuda koosoleku käiku ning see kindlasti segab koosoleku tööd.
Koosoleku käiku võiks kirjeldada järgnevalt:

• Koosoleku avamine (3-5 min)- toimumise põhjuste, reglemendi ja oodatud tulemuste selgitamine.
• Sissejuhatus (kuni 3 min) – hetkeseisu selgitamine, taustinformatsiooni andmine, vajadusel osavõtjate lühike tutvustamine.
• Päevakorra selgitamine (kuni 10 min) –  päevakorra punktide ja koosoleku põhireeglite tutvustatamine.
• Küsimused päevakorra täiendamise osas või muude ootuste kohta koosoleku suhtes.
• Eelmise koosoleku ülevaade (vajadusel) - regulaarselt toimuvate koosolekute korral.
• Esimese päevakorra punkti ettekandmine (20-35 min).

Teema ei peaks olema osavõtjatele väga raske, keeruline, kuid võiks kõiki puudutada aga lõpeks mingi otsuse vastuvõtmisega.

Koosoleku alustamine on väga tähtis ja juba esimesed minutid määravad selle tulemuslikkuse ja üldise meelestatuse ning õhkkonna.
 

Koosoleku juhatajal lasub suur vastutus koosoleku sisulise juhtimise, selle hea käekäigu ja tulemuslikkuse ees. Mõnikord valitakse ka abijuhataja. Koosoleku juhataja:

• Alustab koosolekut õigeaegselt
• Selgitab kodukorda
• Kindlustab päevakorrast kinnipidamise
• Jälgib, et püsitakse etteantud teemal
• Teavitab ettekandjaid, kui palju neil on aega, ja tuletab seda vajadusel meelde
• Võib peatada ettekande või küsimuse arutelu
• Teeb kokkuvõtteid ja sõnastab otsuseid
• Juhataja alustab sissejuhatusega, kus selgitab kohtumise põhjust, tutvustab osavõtjaid, annab vajalikku taustinformatsiooni, selgitab kodukorda, annab ülevaate päevakorrast ning vajadusel ka eelmisest koosolekust ja selle tulemustest. Selleks kulub aega umbes 15 min.

Sekretäri kõige tähtsam ülesanne koosoleku ajal on kindlasti protokollimine.
Protokollija paneb kirja kõik arutluse all olevad ideed ilma neid täiendamata ja ümber sõnastamata. Kontrollib regulaarselt helisalvestusseadmeid ja kindlustab helisalvestuse (kui seda kasutatakse). Vajalik on ka abistada juhti ja abijuhatajat vajaliku infoga. Aruteludes protokollija ise ei osale (kui vähegi võimalik). Sekretär peab olema see, kes kontrollib koosoleku käiku ka sellega, et ei lase seda pidevalt segada - pidevad sisse-välja käimised, taustamüra või muud helid, näiteks kohvimasin vms. Sekretär peab olema ettenägelik ja peab pidevalt mõttetööd tegema.

Kuna koosolekud lõpevad üldjuhul mingi kokkuleppega, siis tuleb ka vormistada protokoll korrektselt erinevate tõlgenduste vältimiseks. Protokolli vormistamiseks tuleks kasutada stenogrammi või koosoleku lindistust, et arutluse käik oleks kajastatud täpselt.

Vestlusi ja läbirääkimisi üldjuhul ei ole vaja protokollida. Tavaliselt vormistatakse kirjalik lühikokkuvõte, milles kajastuvad arutatud küsimused ja saavutatud kokkulepped. Keerukatel läbirääkimistel koostatakse põhjalikud protokollid. Vestluste ja läbirääkimiste käigus tehakse märkmeid. Poolte vastastikusel kokkuleppel võib vestlusi ja läbirääkimisi lindistada.

Protokollijast sõltub koosolekul väga palju. Protokollija peab täielikult pühenduma oma tegevusele ja ei tohiks ise osaleda aruteludes ega vaidlustes. Ta võib isegi koosoleku aeg-ajalt katkestada, et olla kindel, kas üleskirjutatu on tõepoolest see, mida püüti väljendada või mis sai otsustatud. Protokollija peab olema täielikult usaldatav ja oma töös kompetentne. Protokollija peaülesanne on panna kõik ideed kirja ilma neid täiendamata ja ümber sõnastamata. Kiiruse huvides peaks ta stenografeerima,kasutama hulgaliselt lühendeid ja võtmesõnu.

Ideaalne oleks kui protokollija saaks kasutada sülearvutit ja dataprojektorit, et kõikidel koosolekul osalejatel oleks koosoleku käik pidevalt silme ees.

Kokkuvõtvasse protokolli märgitakse:

• Arutluste teemad
• Koosoleku toimumise aeg (algus, lõpp), kuupäev, kuu ja aasta
• Osalejate arv
• Osalejate nimed ja (vajadusel) ametid
• Vastuvõetud otsused.

Kui protokollis on kirja pandud konfidentsiaalset teave, mille avalikuks tulemine kahjustaks osapooli, määratakse protokollile juurdepääsupiirang.

Kohtumise lõppedes tehakse kokkuvõte. Tulemused vormistatakse otsuse, lepingu, kokkuleppena, koostööprojektina või märgitakse poolte seisukohad (eriarvamused) protokolli. Olenemata sellest, kas kohtumine lõppes vormistatud tulemusega või mitte, palutakse kohtumisest osavõtjatel sageli kirjutada aruanne, mis võimaldab kohtumist analüüsida ja kavandada edaspidist tegevust.