Koosoleku toimumise aeg ja koht otsustatakse silmas pidades osavõtjate arvu ja organisatsiooni võimalusi. Koosoleku ruumis peaks olema:

• Laud
• Istekohad (igale osalejale vähemat 80 cm ruumi laua taga)
• Vajalikud tehnilised vahendid
• Piisav valgustus
• Hea ventilatsioon
• Kirjutusvahendi, märkmepaber
• Koopiate tegemise võimalus
• Karastusjoogid
• Vajadusel tehniliste töötajate kutsumine

Kui on tegemist koosolekuga väljaspool asutust või asutustevahelise koosolekuga, siis lisanduvad siia veel järgmised korralduslikud küsimused:

• Asukoha ligipääsetavus
• Parkimisvõimalused
• Suunaviidad
• Infotahvlid
• Garderoob
• Esmaabivahendid
• Tualettruumid
• Osavõtjate nimesildid
• Lipud, vimplid jm sümboolika
• Kohvipausid,
• Toitlustamine

Koosolekud ei ole otstarbekas plaanida tööpäeva algusesse ja lõppu.
Koosoleku juhatajal on keskne koht, kust ta näeb kõiki osalejaid.