Käesolev õppematerjal on mõeldud kutseõppeasutuste sekretäritöö erialale.

Ametikohtumistel, koosolekute on väga suur ja oluline roll, mis võib muuta ettevõtte mainet, inimeste ja struktuuride vahelisi suhteid. Nende korraldamine võib tunduda väga lihtne, kuid kui koosoleku või nõupidamise aeg on käes, hakkavad ilmnema mitmed puudujäägid, millele ei ole mõeldud ja millega ei ole arvestatud kuigi oleks pidanud.
Nõupidamiste hea korraldus mõjutab selle olemust ja tulemust. Ametikohtumiste korraldamine on suur loominguline töö ja seda annab muuta praktilisemaks, uudsemaks ja mõjuvõimsamakas osalejate suhtes.

Kuna koosolekud on väga tähtsad ja need peavad olema kasulikud ning läbi mõeldud, on sekretärile antud väga suur roll - sekretär peab tagama, et kõik sujuks ja koosolek ei oleks peetud asjata.

Nõupidamise heale algusele annab tooni see, kui sekretär võtab külalised vastu tervitades ja heatujuliselt - näidates inimestele oma energiat, lööb nii mõnigi norgus inimene selja sirgu ja läheb kindlama meelega koosolekule. Väga teretulnud on see, kui sekretär teab erinevate maade kombeid ja tervitab vastava maa inimesi nende kommete järgi. See jätab ettevõttest hea mulje ja tõstab selle mainet.