Ametikohtumise korraldaja peab varakult teatama vastuvõtuametnikule (juhile, sekretärile, abile) külalise saabumisest, teatades kellaaja ja külalise nime ning andma vajalikke juhiseid tema vastuvõtmiseks. Suuremates asutustes külaline registreeritakse ning varustataks nimesildi, külaliskaardi ja/või magnetkaardiga, mis võimaldab avada büroohoones turvauksi. Võimalusel tuleks tervitada oma külalist isiklikult, kui see pole võimalik, teeb seda keegi teine (sekretär), kes juhatab ka külalise sisse.
Külalist vastuvõttev isik käitub lugupidavalt ja tähelepanelikult:

• Külalise sisenedes tõustakse püsti, tervitatakse ja naeratakse. Võiks kasutada ka tervitamisel perekonnanime;
• Saabujale vaadatakse silma ning selgitatakse külastus eesmärk;
• Külaline juhatatakse kohtumiseks ettevalmistatud ruumi või palutakse oodata, kuni saabub vajalik isik. Pakutakse istet;
• Külalist ei ole viisakas jätta üksi kohtumisruumi, tema eest kantakse hoolt, pakutakse võimalust tutvuda ettevõtet tutvustavate materjalidega, lugeda ajalehti vm. Võib pakkuda karastusjooke, kohvi või teed;
• Kui vastuvõtja räägib külalise saabudes telefoniga, siis katkestatakse hetkeks kõne, tervitatakse külalist, vabandatakse, pakutakse istet ning lõpetatakse kõne võimalikult kiiresti.

Tšatšua, T., Lukas, M., Etikett tööl ja kodus. Tallinn: Ajakirjade kirjastus, 2008