Для подготовки и ведения собраний и совещаний необходимо учесть следующие моменты:

• Участники и их количество. Результативными являются собрания, количество участников которых не превышает 10 человек. Каждый участник должен знать, для каких целей он был приглашён. Не стоит приглашать людей из-за их положения, позиции или традиций. Участие вольнослушателей также не приветствуется. Необходимо помнить, что увеличение числа участников ведёт к снижению эффективности и результативности процесса.
• Время и место проведения собраний и совещаний. Время и место проведения собраний необходимо учитывать, исходя из возможностей организаций. В помещении для проведения собраний должны быть:

• Стол
• Стулья
• Необходимые средства связи
• Достаточное освещение
• Хорошая вентиляция
• Письменные принадлежности и бумага для заметок
• Прохладительные напитки
• При необходимости, возможность пригласить технический персонал.

Председатель собрания занимает центральное место, откуда может видеть всех участников.

• Повестка дня и продолжительность собрания. Темы необходимо сообщить участникам за несколько дней. На каждый пункт повестки отводится примерно 30 минут (15 – докладчику и 15 – на обсуждение). Подходящая продолжительность собрания – 1-1,5 часа, в течение которой можно обсудить 2-3 пункта повестки. В конце обсуждений руководитель формулирует проекты решений. Если проект был подготовлен заранее, то при необходимости его можно дополнить или исправить. Решение может приниматься и посредством голосования. В начале обсуждения предлагаются позитивные темы, в конце повестки обсуждаются негативные темы и информация, центральное место занимают вопросы, требующие длительного обсуждения. Закончить необходимо на позитивной ноте. Повестка дня включает в себя следующие пункты:

• Тема собрания
• Время и место
• Продолжительность
• Имя и контактные данные приглашённых
• Список участников
• Рассматриваемые темы
• Время, отведённое докладчику
• Дополнительные материалы (проекты решений, тексты основных докладов и т.д.)

• Докладчики и выступающие
• Регламент и протоколирование
• Рабочие документы и проект решения
• Технические средства связи и дополнительное оборудование.

В начале собраний выбирается председатель и секретарь, который будет протоколировать заседание, затем утверждается повестка дня и регламент. Собрания включают следующие пункты:

• Открытие собрания (3-5 мин.), в котором приводятся причины проведения собрания, регламент и ожидаемые результаты.
• Вступление (до 3 мин.) Излагается ситуация на данный момент времени, представляются участники собрания.
• Ознакомление с повесткой дня. (10 мин.)
• Обзор предыдущих собраний.
• Доклад первого пункта повестки дня.

На председателе лежит большая ответственость за содержание, ведение и результаты собраний. В его обязанности входит:

• Начать собрание в назначенное время
• Обсудить регламент
• Обеспечить соблюдение повестки дня
• Следить за тем, чтобы были выдержаны представленные темы
• Информировать докладчиков о времени, выделенном на их выступления.
• Подвести итоги и сформулировать решения.

Протоколирование является самой главной задачей для секретаря во время проведения собраний. Протокол оформляется на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию. В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь. Существует краткий (указываются только фамилии выступавших и даётся краткая запись по теме выступлений) и полный протокол (запись всех выступлений). В вводной части протокола указываются фамилии председателя, секретаря, фамилии или общее количество участников, повестка дня. Основная часть протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

слушали…

выступили …

решили… .