Sekretär ja tema kohustused
Sekretär ja tema kohustused
Секретарь - помощник руководителя.
Хороший помощник руководителя - это незаменимый человек, который выполняет достаточно широкий спектр функций, от секретаря-референта до заместителя руководителя. Что обычно должен делать личный помощник и что входит в его обязанности?
Тайм-менеджмент:
- составляет и планирует график встреч руководителя (подробнее здесь);
- составляет и отслеживает его рабочее расписание;
- подготавливает поездки и организует другие деловые мероприятия.
- подготавливает встречи, совещания, переговоры, рассылает уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, ведёт протоколы;
- организует и контролирует командировки (подробнее здесь).
Делопроизводство:
- работает с документами - составление, регистрация и хранение документов (подробнее здесь);
- работает с письмами - сортировка, ответы, переадресация, регистрация.
Деловые контакты:
- отвечает на телефонные звонки - знает кого и когда можно соединить с руководителем, а кого нет (подробнее здесь);
- соединяет с другими руководителями отделов или специалистами;
- принимает клиентов (подробнее здесь).
Работа заместителя:
- находит необходимую информацию своему руководителю, делая это быстро и качественно. Знает куда и кому следует обратиться в случае крайней необходимости;
- решает самостоятельно некоторые вопросы - например, касающиеся проведения деловых встреч;
- представляет своего руководителя на некоторых деловых мероприятиях. (http://www.komus.org/articles/1942/)
Как видно, обязанностей у помощника руководителя достаточно много и всё зависит от сферы его деятельности.
Рассмотрим более подробно задачи и обязанности секретаря - помощника юриста.