Sekretär ja tema kohustused

iDevice ikoon Sekretär ja tema kohustused
Секретарь - помощник руководителя.

Хороший помощник руководителя - это незаменимый человек, который выполняет достаточно широкий спектр функций, от секретаря-референта до заместителя руководителя. Что обычно должен делать личный помощник и что входит в его обязанности?

Тайм-менеджмент:

  • составляет и планирует график встреч руководителя (подробнее здесь);
  • составляет и отслеживает его рабочее расписание;
  • подготавливает поездки и организует другие деловые мероприятия.
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
  • подготавливает встречи, совещания, переговоры, рассылает уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, ведёт протоколы;
  • организует и контролирует командировки (подробнее здесь).

Делопроизводство:

  • работает с документами - составление, регистрация и хранение документов (подробнее здесь);
  • работает с письмами - сортировка, ответы, переадресация, регистрация.

Деловые контакты:

  • отвечает на телефонные звонки - знает кого и когда можно соединить с руководителем, а кого нет (подробнее здесь);
  • соединяет с другими руководителями отделов или специалистами;
  • принимает клиентов (подробнее здесь).

Работа заместителя:

  • находит необходимую информацию своему руководителю, делая это быстро и качественно. Знает куда и кому следует обратиться в случае крайней необходимости;
  • решает самостоятельно некоторые вопросы - например, касающиеся проведения деловых встреч;
  • представляет своего руководителя на некоторых деловых мероприятиях. (http://www.komus.org/articles/1942/)


Как видно, обязанностей у помощника руководителя достаточно много и всё зависит от сферы его деятельности.

Рассмотрим более подробно задачи и обязанности секретаря - помощника юриста.