Этикет делового общения по телефону требует определённой подготовки. При такой форме общения необходимо выполнять ряд правил, которые должен знать любой секретарь.
Умение принять звонок, вести разговор и расположить к себе собеседника – всё это непосредственно влияет на результат беседы.
Для успешного ведения беседы по телефону необходимо учитывать следующее:

• Как быстро собеседник реагирует на звонок и поднимает трубку
• Интонация собеседника
• Вежливая форма общения
• Чёткое изложение сути вопроса
• Правильно выбранный момент для паузы и её продолжительность

Для того, чтобы результат такого общения был наиболее эффективным, секретарю необходимо:

• представиться, узнать, чем он может помочь
• всё внимание сосредоточить на разговоре и если необходимо, то сделать заметки
• записать информацию
• уточнить, правильно ли он понял информацию
• поблагодарить собеседника за звонок
• сообщить, что все обещания будут выполнены
• извиниться, если было необходимо перенести встречу, изменить заранее оговоренную ситуацию
• вежливо попрощаться

В течение всей беседы секретарь должен вести себя корректно, чтобы оставить приятное впечатление о фирме. В помощь к этим рекомендациям можно воспользоваться советами Г. Д. Пешковой в её книге «Секретарское дело» в разделе «Телефонные переговоры» , а также материалами, которые были ранее составлены для студентов по теме «Ametikohtumised“ и фразами, которые даны отдельно в приложении.