Külastajate vastuvõtt
Организация приёма посетителей
Приём посетителей - одна из главных обязанностей секретаря. Первое
впечатление о фирме производит именно организация
приёма. В этом случае, секретарь является посредником между руководителем и
обратившемся.
Секретарь
должен всегда быть вежливым, приветливым, уметь чётко и при возможности
достаточно полно ответить на вопросы посетителя. Все эти качества
обеспечивают эффективность встречи и помогают сгладить трудности, которые могут
возникнуть в непредвиденных ситуациях.
В
некоторых компаниях устанавливаются часы
и дни приёмов для сотрудников,
что помогает рационально планировать рабочий день руководителя. К пришедшим на
приём, необходимо обращаться по имени и фамилии, поэтому секретарь всегда
должен иметь под рукой список сотрудников, в котором указаны их имена, фамилии.
Однако, при организации встреч с руководителем, секретарь всегда должен знать и
пропускать людей, имеющих к нему доступ в любое время.
При
приёме работников других организаций,
секретарь должен их поприветствовать, узнать и возможно, записать следующие
данные:
- Имя, фамилию посетителя
- Название организации, которую он представляет и его должность
- По какому вопросу пришёл посетитель
- Была ли назначена встреча
Иногда,
а в последнее время всё чаще, посетитель представляет секретарю визитную
карточку, в которой содержатся необходимые сведения о нём.
После выяснения цели посещения, секретарь направляет
посетителя к работнику, который занимается данным вопросом или к руководителю, заранее их об этом уведомив
и узнав, могут ли они принять клиента.
В
случае задержки приёма, необходимо извиниться и объяснить причину задержки и выяснить у посетителя, располагает ли он свободным временем и при
положительном ответе, предложить
подождать.
В
этом случае, посетителю предлагают присесть
и предложить посмотреть журналы, газеты, брошюры, проспекты иногда и прейскурант.
По
своему усмотрению, секретарь может
предложить посетителю чай, кофе,
воду, иногда печенье.
Следует
помнить, что о каждом посетителе нужно
докладывать, независимо от его служебного положения, по телефону или лично.
Внимание, предупредительность, искренняя улыбка и располагающая обстановка принимающей стороны позитивно отразятся на исход встречи и надолго сохранят благоприятное впечатление о фирме.