Külastajate vastuvõtt

iDevice ikoon Eelteadmised

Организация приёма посетителей

Приём посетителей - одна из главных обязанностей секретаря. Первое впечатление о фирме производит именно организация приёма. В этом случае, секретарь является посредником между руководителем и обратившемся.
Секретарь должен всегда быть вежливым, приветливым, уметь чётко и при возможности достаточно полно ответить на вопросы посетителя. Все эти качества обеспечивают эффективность встречи и помогают сгладить трудности, которые могут возникнуть в непредвиденных ситуациях.
В некоторых компаниях устанавливаются часы и дни приёмов для сотрудников, что помогает рационально планировать рабочий день руководителя. К пришедшим на приём, необходимо обращаться по имени и фамилии, поэтому секретарь всегда должен иметь под рукой список сотрудников, в котором указаны их имена, фамилии. Однако, при организации встреч с руководителем, секретарь всегда должен знать и пропускать людей, имеющих к нему доступ в любое время.
При приёме работников других организаций, секретарь должен их поприветствовать, узнать и возможно, записать следующие данные:

  • Имя, фамилию посетителя
  • Название организации, которую он представляет и его должность
  • По какому вопросу пришёл посетитель
  • Была ли назначена встреча

Иногда, а в последнее время всё чаще, посетитель представляет секретарю визитную карточку, в которой содержатся необходимые сведения о нём.
После выяснения цели посещения, секретарь направляет посетителя к работнику, который занимается данным вопросом или к руководителю, заранее их об этом уведомив и узнав, могут ли они принять клиента.
В случае задержки приёма, необходимо извиниться и объяснить причину задержки и выяснить у посетителя, располагает ли он свободным временем и при положительном ответе, предложить подождать.
В этом случае, посетителю предлагают присесть и предложить посмотреть журналы, газеты, брошюры, проспекты иногда и прейскурант.
По своему усмотрению, секретарь может предложить посетителю чай, кофе, воду, иногда печенье.
Следует помнить, что о каждом посетителе нужно докладывать, независимо от его служебного положения, по телефону или лично.

Внимание, предупредительность, искренняя улыбка и располагающая обстановка принимающей стороны позитивно отразятся на исход встречи и надолго сохранят благоприятное впечатление о фирме.