Sekretäri kohustused seoses lähetustega
Sekretäri kohustused
Секретарь – его функции и обязанности.
Диапазон обязанностей секретаря очень широк и часто зависит от специфики деятельности предприятия.
Основные требования, предъявляемые секретарю следующие:
- организация распорядка дня руководителя / руководителей
- учёт, регистрация, подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству
- организация встреч, конференций, совещаний и различных мероприятий
- сбор и анализ информации, необходимой для работы
- работа с конфиденциальной документацией
- организация поездок руководителя (заказ билетов, гостиниц, оформление виз):
- Секретарь собирает всю необходимую информацию для командировки.
- Подготавливает и оформляет приказы о командировках, ходатайства, отчёты о расходах (после командировки), которые имеют типовую форму и регистрирует их.
Подбирает информацию, связанную с командировками:
- фиксирует дату отправления, прибытия и продолжительность поездки.
- определяет способ передвижения руководителя и покупает билеты (желательно детально проработать весь маршрут).
- бронирует места в гостинице.
- печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель (обязательно указывается имя, фамилия и должность лица, мобильный телефон; адрес и телефон компании), время и место встреч и иных мероприятий.
- в случае необходимости, подготавливает документы для выступлений.
- покупает сувениры для принимающей стороны.
- обеспечивает руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Секретарь обязательно должен иметь копию программы, чтобы в случае необходимости, можно было бы связаться с руководителем.
После возвращения руководителя из командировки, секретарь обрабатывает материалы командировки.