Sekretäri kohustused seoses lähetustega

iDevice ikoon Sekretäri kohustused

Секретарь – его функции и обязанности.

Диапазон обязанностей секретаря очень широк и часто зависит от специфики деятельности предприятия.

Основные требования, предъявляемые секретарю следующие:

  1. организация распорядка дня руководителя / руководителей
  2. учёт, регистрация, подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству
  3. организация встреч, конференций, совещаний и различных мероприятий
  4. сбор и анализ информации, необходимой для работы
  5. работа с конфиденциальной документацией
  6. организация поездок руководителя (заказ билетов, гостиниц, оформление виз):
- Секретарь собирает всю необходимую информацию для командировки.
- Подготавливает и оформляет приказы о командировках, ходатайства, отчёты о расходах (после командировки), которые имеют типовую форму и регистрирует их.

Подбирает информацию, связанную с командировками:
  1. фиксирует дату отправления, прибытия и продолжительность поездки.
  2. определяет способ передвижения руководителя и покупает билеты (желательно детально проработать весь маршрут).
  3. бронирует места в гостинице.
  4. печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель (обязательно указывается имя, фамилия и должность лица, мобильный телефон; адрес и телефон компании), время и место встреч и иных мероприятий.
  5. в случае необходимости, подготавливает документы для выступлений.
  6. покупает сувениры для принимающей стороны.
  7. обеспечивает руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.


Секретарь обязательно должен иметь копию программы, чтобы в случае необходимости, можно было бы связаться с руководителем.


После возвращения руководителя из командировки, секретарь обрабатывает материалы командировки.