Бронирование мест в гостинице

Организуя командировку, секретарь должна позаботиться о бронировании мест в гостинице. Необходимо выяснить пожелания руководителя относительно:

• уровня гостиницы
• типа бронируемого номера
• формы оплаты (наличные деньги, кредитные карточки, безналичный расчёт)

 

Договор на бронирование мест в гостинице можно оформить следующим образом:

• в виде документа, подписанного двумя сторонами
• в форме заявки на бронирование через почтовые услуги
• по телефону
• электронным путём

 

Заявка составляется на бланке письма организации, в которой указана следующая информация:

• дата письма-заявки
• фамилия и имя заказчика
• номер контактного телефона
• номер факса, на который следует направить подтверждение

В свою очередь подтверждение бронирования высылают по факсу со следующими данными:

• имя гостя
• номер брони
• период бронирования
• тип забронированного номера

 

Гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:

• по безналичному расчету (перечислением)
• кредитными карточками
• наличными

Гостиница обязана предоставить клиентам следующие данные об услугах:

• цена номера / номеров
• места в номере
• перечень услуг, входящих в цену номера
• перечень и цену дополнительных услуг, оказываемых за отдельную плату
• перечень категорий лиц, имеющих право на получение льгот
• порядок проживания в гостинице
• сведения о работе размещённых гостинице следующих предприятий:
  • общественного питания
  • торговли
  • связи
  • бытового обслуживания и др.

 

В свою очередь передаваемая заказчиком информация переходит в запрос на резервирование, который содержит следующие пункты:

• дата прибытия
• тип и количество требуемых комнат
• количество ночей
• тип номера (стандартный, специальный...)
• количество человек в номере

 

Дежурный администратор, принимающий резервирование, сразу вводит эти данные в компьютер, что даёт ему возможность отредактировать, изменить или улучшить в процессе общения с клиентом (непосредственно общаясь или по телефону).